Korzystanie z rozwiązań outsourcingowych w zakresie zapewniania jakości wydaje się dla niektórych rewolucyjne, ale czy naprawdę jest się czego bać? Outsourcing to nic innego, jak wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom. Ta forma współpracy jest obecna w naszym codziennym życiu i biznesie już od dawna. Nikogo nie dziwi zlecanie prowadzenia księgowości do zewnętrznego biura rachunkowości. Jednak niewiele firm decyduje się na zatrudnianie własnego prawnika, podczas gdy z łatwością można powierzyć swoje sprawy odpowiedniej kancelarii. Równie łatwo wyzwania związane z walidacją, kwalifikacją i pomiarami możemy zlecić zewnętrznej firmie, specjalizującej się w tego typu usługach. Temat ten rodzi jednak wiele niepotrzebnych obaw i niepewności. Jakie korzyści może przynieść przeniesienie procesów walidacyjnych poza firmę? W jakich przypadkach warto zainteresować się takim wsparciem? Na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego podwykonawcy?

Priorytetem firm działających w obszarze farmacji i urządzeń medycznych jest bezpieczeństwo pacjenta oraz najwyższa jakość oferowanych produktów. Dlatego zadania związane z zapewnianiem jakości są jednymi z najbardziej newralgicznych w całej firmie. Nic więc dziwnego, że powierzenie tych procesów zewnętrznej firmie budzi początkowo wiele pytań. Warto jednak poszukać na nie odpowiedzi i zapoznać się z tym modelem współpracy, który dla zachodnich firm już od wielu lat stanowi ważny element umożliwiający dynamiczny rozwój. 

W jakich sytuacjach wsparcie zewnętrznej firmy może przynieść nam korzyści? Czy outsourcing jest interesującym rozwiązaniem tylko dla małych firm?

Jedną z największych zalet wsparcia zewnętrznych konsultantów jest to, że korzystamy z niego dokładnie wtedy, kiedy jest nam potrzebne. Jeśli nasza firma przygotowuje duży projekt, dodatkowi specjaliści mogą być doskonałym uzupełnieniem naszych wewnętrznych zasobów, szczególnie gdy termin ukończenia prac warunkuje wznowienie lub rozpoczęcie nowej produkcji. To samo w sytuacji, kiedy nagle pojawia się potrzeba rekwalifikacji jednej z maszyn lub dostosowania się do uwag pozostawionych przez audytora. Zamiast przeciążać i tak już w pełni obłożony bieżącymi obowiązkami zespół, warto zapewnić sobie wsparcie w określonych zadaniach. 

Ten rodzaj współpracy zdejmuje z nas ciężar prowadzenia rekrutacji czy szkolenia nowych kandydatów. Dodatkowo możemy liczyć na to, że w przypadku choroby lub urlopu danego pracownika nasz podwykonawca zaproponuje nam zastępstwo, co zabezpiecza nasz harmonogram prac i daje  poczucie bezpieczeństwa. 

W małych przedsiębiorstwach, które nie wymagają stale wsparcia specjalisty ds. walidacji w pełnym wymiarze, doskonale sprawdzi się możliwość nawiązania współpracy z kontraktorem. Z jego wsparcia będziemy korzystać wedle potrzeby i tak też będziemy rozliczani – wyłącznie za wykorzystane godziny konsultacji czy umówioną odgórnie stawkę za ćwierć bądź pół etatu. 

Na co zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że dany kontraktor spełni nasze oczekiwania i odpowiednio wykona powierzone mu zadanie?

Z pewnością istotne są tu referencje, jakimi może pochwalić  się dana firma. Odpowiednie doświadczenie na rynku oraz opinie naszych kolegów i koleżanek po fachu to cenne wskazówki.

Dobry wykonawca przedstawi także informacje na temat konkretnych kandydatów, którzy mieliby realizować powierzone im zadania. Oprócz informacji na temat doświadczenia zawodowego powinniśmy zwrócić uwagę na wewnętrzne i zewnętrzne szkolenia, jakie dana firma zapewnia swoim pracownikom. Dla nas będzie to gwarancja aktualności ich wiedzy i wykonania usług zgodnie z najnowszymi standardami branży. 

Najlepsi wykonawcy mogą nam zaproponować nie tylko wsparcie specjalistów ds. walidacji, ale również profesjonalnych team liderów i project managerów. Jeśli realizujemy duży i złożony projekt lub wiemy, że wsparcie będzie nam potrzebne stale oraz przez dłuższy czas (jak ma to miejsce np. przy utrzymaniu stanu zwalidowanego), możemy przedyskutować możliwość zbudowania zespołu, który kompleksowo i profesjonalnie przejmie na siebie wyznaczone zadania, włączając w to ich planowanie, monitorowanie i przygotowywanie odpowiednich zestawień oraz raportów.

Dobry podwykonawca zaprezentuje nam odpowiednie procedury i rozwiązania w tym temacie, ale również skupi się na ich elastycznym dopasowaniu do konkretnych potrzeb projektu i modelu działania naszej firmy.

Bardzo ważnym elementem jest również wiarygodny oraz realny do wykonania harmonogram prac. Doświadczony partner będzie w stanie, bazując na swojej wiedzy i zdobytym w poprzednich projektach doświadczeniu, rozpisać plan zawierający informacje na temat pełnego zakresu, ilości osób oraz czasu, a także sprzętu niezbędnego do ukończenia projektu. Wskaże nam ryzyka i istotne elementy, na które powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Na tej podstawie przygotuje swoją wycenę i najlepszą formę rozliczania postępów prowadzonych prac. 

Podstawą jest tutaj rozmowa, jaką przyszły podwykonawca przeprowadza z osobą odpowiedzialną za projekt i która  uzupełnia przesłanie dokumentacji technicznej, planów czy obecnie obowiązujących w naszej firmie procedur. Już na samym początku trzeba więc pomyśleć o podpisaniu umowy o zachowaniu poufności.

Najlepszym wstępem do zbudowania szczegółowej i precyzyjnej wyceny może być audyt, podczas którego przyszły wykonawca sprawdzi stan dokumentacji, procedur oraz obowiązującej polityki jakości, by następnie w formie raportu przekazać swoją opinię, listę ewentualnych problemów i plan dalszego działania.

Firma specjalizująca się w usługach walidacji i kwalifikacji powinna posiadać swoją wewnętrzną politykę jakości i być otwarta na audyt ze strony potencjalnego partnera. Jeśli nie mamy czasu na drobiazgową kontrolę, watro przesłać do dostawcy usług ankietę, w której odpowie nam na kluczowe pytania dotyczące samej firmy, jak i obowiązującej w niej polityki jakości.

Podsumowując, jeśli zdecydujemy się na korzystanie z usług zewnętrznej firmy specjalizującej się w walidacji i kwalifikacji, możemy znacznie przyspieszyć i usprawnić procesy dotyczące zapewniania jakości. Rzetelny podwykonawca pomoże szybciej zrealizować kontrakt, który będzie zgodny z harmonogramem, zoptymalizować koszty, wyeliminować czas i koszty rekrutacji oraz elastycznie reagować na rynkowe fluktuacje, ale także może się okazać prawdziwym partnerem i wsparciem. Dlatego przy wyborze kontraktorów warto zwrócić uwagę na ich doświadczenie, referencje, proponowanych kandydatów, harmonogram i podejście, aby mieć pewność, że nawiązana współpraca przyniesie nam optymalne korzyści.